روش پروژه‌محور چگونه لجستیک حوزه راه‌آهن را بهینه‌سازی می‌کند؟

بازخوردهای مربوط به استفاده از روش پروژه‌محور در بلوک حمل‌ونقل و لجستیک «راه‌آهن روسیه» و همچنین نتایج سال 2023 به شرح ذیل است.

روش پروژه‌محور به لطف انعطاف‌پذیری‌اش اجازه می‌دهد تاثیرات استفاده از نوآوری‌ها بسیار سریع‌تر نمایان شوند.

الکسی شیلو معاون مدیرکل شرکت «راه‌آهن روسیه» و رئیس مرکز خدمات حمل‌ونقل شرکتی در سخنرانی خود خاطرنشان کرد: «هلدینگ راه‌آهن روسیه به صورت ساختاری در حال تغییر است. در برخی شرکت‌های تابعه، واحدهای ویژه‌ای که مسئول امور مربوط به پروژه‌ها خواهند بود، در حال ایجاد هستند. تجربه ایجاد چنین واحدهایی در «شرکت باربری فدرال» وجود دارد. شرکت «بیزنس اکتیو راه‌آهن روسیه» نیز در حال حرکت به همین سمت است».

اولین مرکز پروژه شرکت «راه‌آهن روسیه» که کارشناسانش در زمان اجرای پروژه‌ها به تیم‌های مسئول کمک‌های همه‌جانبه ارائه می‌نمایند، در سال 2021 تاسیس شد. در این مرکز هر پروژه پس از اتمام، تکثیر و فرانشیز می‌شود. محصول هر پروژه نیز جهت همراهی به واحد مربوطه منتقل می‌گردد که برای این امر هم ابزارهای مختلفی پیش‌بینی شده است. الکساندر وُروشنین معاون مرکز خدمات حمل‌ونقل شرکتی (در حوزه توسعه امور حمل‌ونقل و لجستیک) اظهار داشت: «در واقع ما دیگر غلطک پروژه‌ها را راه‌اندازی کرده‌ایم».

وی خاطرنشان کرد که ایده‌های مربوط به پروژه‌ها اکثراً در زمان تعامل با مشتریان و بر حسب خواسته‌های آنان زاده می‌شوند.

مرکز خدمات حمل‌ونقل شرکتی، سازوکار اجرایی منحصربه‌فردی جهت کار موثر بر روی پروژه‌ها دارد. این سازوکار به اصطلاح «نشاندن» نامیده می‌شود و طی آن کارکنان به صورت موقت و صرفا برای مدت اجرای پروژه به مرکز پروژه دعوت می‌شوند. این روش امکان برعهده گرفتن وظیفه اجرای پروژه و همچنین نشان دادن قابلیت‌های خود را برای کارکنان فراهم می‌آورد که در نتیجه موجب افزایش مهارت‌های آنان و مفیدتر بودنشان برای شرکت می‌گردد.

آرسن گریگوریان رئیس اداره مدیریت پروژه‌های بخش حمل‌ونقل و لجستیکِ مرکز خدمات حمل‌ونقل شرکتی نیز گفت: «ابزار اصلی ما، سامانه خودکار مدیریت پروژه است که به صورت مشترک با دفتر فنی مهندسی و طراحی سامانه‌های اطلاعاتی‌سازیِ مرکز فناوری‌های دیجیتال، شعبه شرکت «راه‌آهن روسیه» در حال ساخت می‌باشد. به لطف این سامانه، مرکز پروژه می‌تواند پروژه‌ها را مدیریت کند، روند آنها و تنگناهای کار را رصد نماید، وظایف لازم را به مجریان مربوطه بسپارد و به تنظیم گزارشات موردنظر بپردازد. این برنامه در حال حاضر در مرحله بهره‌برداری آزمایشی قرار دارد. ما اطلاعات مربوط به هفت پروژه را که 25 تن از کارکنان در اجرای آن نقش داشته‌اند، وارد سامانه کرده‌ایم».

در سال 2023 میلادی حدود 100 پیشنهاد مورد بررسی قرار گرفت که از این تعداد 22 پیشنهاد به عنوان «پیشنهادات مناسب جهت بررسی بیشتر» ارزیابی شدند. در نتیجه در پایان سال در پرتفولیوی شرکت، نُه محصول اجرا شده، خدمات ارائه شده و همچنین حوزه‌های جدید فعالیت که با خود ثبات اقتصادی را به همراه آوردند، قرار داشت.

انگیزه کارکنان

مشارکت در اجرای پروژه به کارمندان بلوک حمل‌ونقل و لجستیک اجازه می‌دهد تا انگیزه بیشتری پیدا کنند و مهارت‌های خود را بسیار سریع افزایش دهند. کلیه کارکنانی که توانایی‌های خود را در روند کار بر روی پروژه نشان داده‌اند، جهت دریافت موقعیت‌های مهمتر نیز ضمن برخورداری از اولویت ویژه اقدام می‌کنند.

به نظر الکسی گروم مدیرعامل شرکت UTLC ERA (شرکت حمل‌ونقل و لجستیک یکپارچه – اتحادیه ریلی اوراسیا)، انگیزه بیشتر همانطور که برای کارکنان ضروری است تا با انرژی بیشتر در پروژه مشارکت داشته باشند، برای مدیران بلوک حمل‌ونقل و لجستیک نیز لازم است تا بتوانند کارمندان مادون خود را با اطمینان خاطر در پروژه‌ها «بنشانند».

مطابق با ارزیابی و رتبه‌بندی فعالین در پروژه بلوک حمل‌ونقل و لجستیک شرکت «راه‌‎آهن روسیه» با عنوان «مبنا (آسنووا)»، بهترین پروژه‌ها به شرح ذیل تعیین شدند.

جایگاه اول را پروژه «اظهارکننده (دِکلارانت)» به خود اختصاص داد (تنظیم اظهارنامه‌های ترانزیتی کالاهای اتحادیه اقتصادی اوراسیا به صورت الکترونیکی). این پروژه در حال حاضر بر روی کل شبکه هلدینگ راه‌آهن روسیه بدون محدودیت ارضی در حال اجرا است. شرکت «راه‌آهن روسیه» جهت توسعه خدمات، دارای یک‌سری مزایای ویژه نیز می‌باشد. علی‌الخصوص که این تعامل به صورت الکترونیکی میان هلدینگ «راه‌آهن روسیه» و سازمان فدرال گمرکات روسیه انجام می‌پذیرد و امکان کاهش زمان عملیات گمرکی و همچنین خدمات‌رسانی جامع به مشتریان بنابر اصل یک پنجره را فراهم می‌آورد. از زمان آغاز بهره‌برداری از پروژه «اظهارکننده (دِکلارانت)»، بیش از 40 مشتری از این خدمات استفاده کرده‌اند و بیش از 2 هزار اظهارنامه ترانزیتی تنظیم گردیده است.

این پروژه همچنان در حال توسعه است و در حال حاضر برای سال جاری ایده اتوماسیون کلیه عملیات‌ها به وسیله قراردادی واحد و از طریق صفحه شخصی مشتری وجود دارد.

ایده پروژه «RZD Import. RF (РЖД Импорт. РФ)» نیز پس از درخواست شرکای هلدینگ راه‌آهن روسیه در خصوص تاسیس مرکز پخشی بدون مالیات برای کالاهای وارداتی در استان کوزباس، زاده شد. اجرای این پروژه به صورت مشروط به دو مرحله: افتتاح انبار گمرکی و تدوین و اعمال سازوکار فروش امانی، تقسیم شده است.

مرحله اول با موفقیت اجرا شده و از پاییز سال گذشته انبار مذکور مورد بهره‌برداری قرار گرفته است. در این انبار نه تنها امکان نگهداری کالاها تا مرحله فروش بدون ترخیص گمرکی وجود دارد، بلکه امکان دسته‌بندی، تقسیم و توزیع کالاهای ورودی نیز فراهم شده است. لیکن مرحله دوم، یعنی ساز‌وکار فروش امانی، در حال حاضر در دست تدوین می‌باشد. پیش‌بینی می‌شود که فرآیندهای مربوط به بررسی و تایید آن نیز در نیمه دوم سال جاری آغاز شوند.

پروژه «ادغام سامانه 1C و سامانه خودکار «بارنامه الکترونیکی (اِتران)» نیز تبادل اطلاعات میان سامانه‌های مختلف این هلدینگ و مشتری را ممکن می‌سازد. بدین ترتیب کارشناسان مسئول پروژه، بسته نرم‌افزاری خود را که امکان نصب بر روی سامانه 1C مشتری را دارد، توسعه داده‌اند. تا این لحظه 12 سفارش از این دست انجام شده است.

به عقیده الکسی شیلو، بررسی مسائل مربوط به سازماندهی و همچنین ایجاد مِتُدولوژی ارزیابی تاثیرات پروژه‌ها ضروری است. وی در خاتمه سخنان خود افزود: «نگاه ما به همه ایده‌ها و نظرات، جدی و توام با احترام است. من شخصا بر این باورم که حتی غیرواقعی‌ترین ایده‌ها قابل اجرا هستند و نتایج خوبی را نیز به همراه می‌آورند».

سرگی والکوف